अमेरिका की डिजिटल हस्ताक्षर गड़बड़ी: कैसे छूटी मंजूरी, देरी और भ्रम आधुनिक काम को पटरी से उतार रहे हैं

एक समय था जब हस्ताक्षर का मतलब कुछ अंतिम होता था। आपने हस्ताक्षर किए, आपने फ़ाइल बंद कर दी और मामला सुलझ गया। आज, वह निश्चितता ख़त्म हो गई है। डिजिटल हस्ताक्षर से काम तेजी से होने वाला था। इसके बजाय, उन्होंने एक नए प्रकार का घर्षण पेश किया है, सूक्ष्म, लगातार और अक्सर कुछ गलत होने तक अदृश्य।साइन डॉट कॉम द्वारा 1,000 अमेरिकियों के हालिया सर्वेक्षण में इस बदलाव को असुविधाजनक स्पष्टता के साथ दर्शाया गया है। ई-हस्ताक्षर की सुविधा के पीछे छूटे हुए कदमों, दूसरे अनुमान लगाने और, तेजी से, खोए हुए अवसरों का एक पैटर्न छिपा है।

जब “किया” वास्तव में नहीं किया जाता है

सबसे स्पष्ट निष्कर्षों में से एक सबसे सरल भी है: लोग सोचते हैं कि उन्होंने दस्तावेज़ों पर हस्ताक्षर कर दिए हैं जबकि उन्होंने हस्ताक्षर नहीं किए हैं। सर्वेक्षण में शामिल लगभग आधे लोगों का मानना ​​था कि उन्होंने हस्ताक्षर पूरा कर लिया है, बाद में उन्हें एहसास हुआ कि कुछ नहीं हुआ है। यह कोई तकनीकी विफलता नहीं है, यह मानवीय विफलता है। प्रक्रिया पूर्ण महसूस होती है, इसलिए मन आगे बढ़ता है।लेकिन परिणाम लंबे समय तक बने रहते हैं। समय सीमा चुपचाप खिसक जाती है। काम रुक जाता है और किसी को तुरंत पता नहीं चलता कि ऐसा क्यों हो रहा है। लगभग 15% उत्तरदाताओं ने स्वीकार किया कि अहस्ताक्षरित दस्तावेज़ों के कारण पिछले वर्ष में तीन या अधिक समय सीमाएँ गायब हो गईं।

परिहार का उदय

फिर ऐसा व्यवहार है जिसे लोग आम तौर पर खुले तौर पर स्वीकार नहीं करते हैं, किसी दस्तावेज़ को खोलते हैं और उस पर वापस नहीं लौटते हैं।लगभग 45% उत्तरदाताओं ने कहा कि उन्होंने बिल्कुल वैसा ही किया है। युवा पेशेवरों में तो संख्या और भी अधिक है। जरूरी नहीं कि यह आलस्य हो. यह छोटे-छोटे प्रशासनिक कार्यों का बोझ है, जिनमें से प्रत्येक को स्थगित करना आसान है।किसी दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करना अब दर्जनों अन्य डिजिटल रुकावटों के साथ प्रतिस्पर्धा करता है। और किसी मीटिंग या कॉल के विपरीत, यह तत्काल ध्यान देने की मांग नहीं करता है। तो यह इंतजार करता है. और अक्सर, यह भूल जाता है.

दस्तावेज़ खो गए, गति खो गई

कई लोगों के लिए, समस्या पहले भी शुरू हो जाती है, दैनिक कार्य के शोर में दस्तावेज़ स्वयं गायब हो जाते हैं। हर सप्ताह चार में से एक व्यक्ति ने दस्तावेज़ों का ट्रैक खोने की सूचना दी। एक बार ऐसा होने पर, सब कुछ धीमा हो जाता है। हस्ताक्षर अनुरोध अनुत्तरित रह जाते हैं, समय-सीमा बढ़ जाती है और अनुवर्ती कार्रवाई प्रक्रिया का एक नियमित हिस्सा बन जाती है।नतीजा वास्तविक है. परियोजनाओं में देरी होती है. ग्राहक अधीर हो जाते हैं. कुछ मामलों में, सौदे पूरी तरह विफल हो जाते हैं। औसतन, उत्तरदाताओं ने कहा कि उन्होंने पिछले वर्ष कम से कम एक सौदा खो दिया है क्योंकि एक दस्तावेज़ पर समय पर हस्ताक्षर नहीं किए गए थे।

वास्तव में “हस्ताक्षरित” के रूप में क्या गिना जाता है?

इन सबके पीछे एक गहरी अनिश्चितता छिपी हुई है: लोग हमेशा निश्चित नहीं होते कि वैध हस्ताक्षर के रूप में क्या योग्य है। क्या “स्वीकृत” उत्तर देना पर्याप्त है? क्या आपका नाम टाइप करना मायने रखता है? कई लोगों के लिए, उत्तर स्पष्ट नहीं है।आधे से अधिक उत्तरदाताओं ने कहा कि वे अनौपचारिक ईमेल अनुमोदन को कानूनी रूप से बाध्यकारी नहीं मानते हैं। फिर भी एक महत्वपूर्ण संख्या इसके विपरीत विश्वास करती है। यह एक विभाजन है जो भ्रम पैदा करता है, और, कभी-कभी, संघर्ष भी।लगभग पाँच में से एक व्यक्ति ने कहा कि उन्होंने किसी सहकर्मी या ग्राहक के साथ इस बात पर बहस की थी कि क्या वास्तव में किसी चीज़ पर हस्ताक्षर किए गए थे। ये सिर्फ तकनीकी असहमति नहीं हैं; वे भरोसे के मुद्दे हैं।

बिना निश्चितता के हस्ताक्षर करना

शायद सबसे अधिक खुलासा करने वाला विवरण यह है कि लोग कितनी बार पूर्ण आत्मविश्वास के बिना कार्य करते हैं। लगभग 44% उत्तरदाताओं ने स्वीकार किया कि उन्होंने पूरी तरह से आश्वस्त हुए बिना कि यह आधिकारिक या कानूनी रूप से वैध है, किसी चीज़ पर ऑनलाइन हस्ताक्षर किए थे। वह झिझक लोगों के व्यवहार को बदल देती है; वे देरी करते हैं, वे दोबारा जाँच करते हैं, या वे कार्य को पूरी तरह से टाल देते हैं।यह एक छोटा सा संदेह है, लेकिन इसका व्यापक प्रभाव पड़ता है।

देरी की धीमी रफ़्तार

हर देरी नाटकीय नहीं होती. अधिकांश सामान्य हैं, कुछ दिन प्रतीक्षा करते हैं, फिर एक सप्ताह, कभी-कभी अधिक समय तक प्रतीक्षा करते हैं। केवल कुछ ही लोग घंटों के भीतर दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करते हैं। कई लोगों के लिए, प्रक्रिया लंबी हो जाती है, खासकर जब कई अनुमोदन शामिल होते हैं। प्रत्येक देरी अगले में फीड होती है, जिससे सरल वर्कफ़्लोज़ को खींचे गए एक्सचेंजों में बदल दिया जाता है।और जब समय-सीमा समाप्त हो जाती है, तो प्रभाव शायद ही किसी एक कार्य पर पड़ता है। यह टीमों, परियोजनाओं और अंततः राजस्व तक फैला हुआ है।

दोष देने के लिए कोई एक व्यक्ति नहीं

इस समस्या को ठीक करना कठिन इसलिए है क्योंकि जिम्मेदारी शायद ही कभी स्पष्ट होती है। अधिकांश लोगों का मानना ​​है कि ये खराबी विभिन्न कारकों, अस्पष्ट निर्देशों, बिखरी हुई फाइलों और साधारण निरीक्षण के मिश्रण के कारण होती है। बहुत कम लोग किसी एक व्यक्ति या व्यवस्था की गलती की ओर इशारा करते हैं। एक तरह से यही मूल मुद्दा है। जब कोई भी स्पष्ट रूप से जिम्मेदार नहीं होता है, तो समस्याएं खुद को दोहराती हैं।

जो टूटा नहीं है, लेकिन काम नहीं कर रहा है उसे ठीक करना

यहां कोई नाटकीय समाधान नहीं है. सुधार सीधे, लगभग स्पष्ट हैं: हस्ताक्षर के रूप में क्या मायने रखता है, इसके बारे में स्पष्ट होना, प्रक्रिया को सरल बनाना, समय सीमा निर्धारित करना और दस्तावेज़ों को एक ही स्थान पर रखना। लेकिन तेजी से आगे बढ़ने वाले कार्यस्थलों में इन बुनियादी बातों को अक्सर नजरअंदाज कर दिया जाता है।डिजिटल उपकरणों ने दस्तावेज़ भेजना आसान बना दिया है। उन्होंने यह सुनिश्चित करना आसान नहीं बनाया है कि वे दस्तावेज़ वास्तव में पूरे हो गए हैं।

एक शांत लेकिन महँगा अंतर

इस सब से जो उभर कर सामने आता है वह पारंपरिक अर्थों में कोई संकट नहीं है। कोई सिस्टम विफलता या नाटकीय ब्रेकडाउन नहीं है। इसके बजाय, छोटी-छोटी चूकें, अहस्ताक्षरित फॉर्म, विलंबित अनुमोदन, भूली हुई फ़ाइल का धीमी गति से संचय होता है।व्यक्तिगत रूप से वे गौण प्रतीत होते हैं। साथ में, वे घर्षण पैदा करते हैं जो संगठनों को समय सीमा चूकने, तनावपूर्ण रिश्तों और खोए हुए सौदों में महसूस होता है।हस्ताक्षर गायब नहीं हुए हैं. यह बस अनिश्चित हो गया है, अब कोई स्पष्ट समापन बिंदु नहीं रह गया है बल्कि एक ऐसा कदम है जिस पर विश्वास करना आसान है और चूकना भी उतना ही आसान है। और धारणा और कार्रवाई के बीच के उस अंतर में, काम चुपचाप बिखर जाता है।